Créer une base de données IA avec ChatGPT

Transformer vos documents en assistants intelligents personnalisés

L’intelligence artificielle générative n’est plus seulement un outil de rédaction ou d’analyse : elle devient un véritable assistant métier, capable de puiser dans vos propres données. Grâce à ChatGPT et à la fonctionnalité des GPT personnalisés, il est désormais possible de créer une IA qui répond uniquement à partir de vos documents. Que ce soit une FAQ, un catalogue, une charte interne ou un référentiel métier, vous pouvez transformer un fichier statique en une base de données dynamique… et surtout interrogeable en langage naturel.

Dans cet séquence, nous allons explorer comment créer une base de données IA dans ChatGPT, étape par étape, en combinant accessibilité, rigueur et stratégie.

🔍 1. Pourquoi créer une base IA personnalisée ?

🎯 Objectifs principaux :

• Réduire le temps de recherche d’informations dans un document

• Offrir un support autonome à ses collaborateurs ou clients

• Créer un assistant métier sur mesure, aligné avec vos contenus

Imaginez : un GPT qui connaît vos tarifs, votre politique RH ou votre base produit aussi bien que vous. Et surtout, qui répond vite, bien, et toujours dans le bon contexte.

📦 2. Quels fichiers peut-on intégrer ?

ChatGPT (abonnement Plus requis) permet d’ajouter des fichiers de référence lors de la création d’un GPT personnalisé. Ces fichiers servent alors de base documentaire interne, utilisée pour répondre aux requêtes des utilisateurs.

✅ Formats acceptés :

• .txt (texte brut)

• .pdf (document standard)

• .csv (tableurs, listes, bases structurées)

• .docx (Word)

• .md (Markdown)

📁 Exemples concrets :

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🛠️ 3. Comment intégrer un fichier dans un GPT ?

Étape 1 – Créez un GPT personnalisé

Depuis l’interface ChatGPT (version web), cliquez sur « 📎 Explorer GPTs », puis sur Créer.

Vous accédez à une interface de type assistant conversationnel.

Étape 2 – Ajoutez un ou plusieurs fichiers

Dans le processus de création, vous verrez une option « Ajouter des fichiers ». Il suffit de glisser-déposer vos documents.

📌 Astuce : privilégiez des documents bien structurés (titres, puces, paragraphes courts).

Étape 3 – Rédigez les instructions de base

Exemples d’instructions efficaces :

« Réponds uniquement si l’information se trouve dans les documents joints. Sinon, dis que tu ne sais pas. »
« Tu es un assistant formateur. Tu utilises exclusivement le référentiel RS5132 fourni. »

Ces instructions guident le comportement du GPT et limitent les hallucinations (réponses inventées).

🔎 4. Comment l’IA utilise-t-elle ces fichiers ?

Le modèle ne lit pas « tout » à chaque requête. Il crée une mémoire indexée à partir des documents, pour y puiser en fonction de la question posée.
Cela fonctionne un peu comme un moteur de recherche interne + résumé automatique.

⚠️ Limites à connaître :

• L’IA peut ignorer des éléments trop techniques ou mal formatés

• Elle ne sait pas toujours extraire un tableau imbriqué ou un graphique

• Plus les documents sont longs, plus la qualité de structuration est cruciale

📌 5. Bonnes pratiques pour structurer un document à destination d’un GPT

1. Utilisez des titres clairs et hiérarchisés

2. Évitez les longues phrases ou paragraphes denses

3. Numérotez les sections si besoin (utile pour référence)

4. Ajoutez un sommaire si le fichier dépasse 5 pages

5. Évitez les termes ambigus : préférez la précision à la généralité

🧪 6. Cas d’usage concrets

🧑‍🏫 Formateur

Crée un GPT qui utilise un programme de formation + référentiel pour répondre aux questions des stagiaires.

🧑‍⚖️ Juriste

Intègre les règles RGPD ou un guide interne pour assister des collaborateurs en autonomie.

👩‍🔬 Scientifique

Crée un assistant qui extrait les définitions ou protocoles d’un manuel de recherche.

📈 Commercial

Alimente l’IA avec le catalogue produit, les prix, les conditions de livraison… pour aider les nouveaux arrivants ou les prospects.

✅ Ce que ce n’est PAS

Il ne s’agit pas d’un moteur de recherche général, ni d’un outil de veille.
👉 Votre IA personnalisée ne connaît que ce que vous lui avez fourni. Elle n’accède pas au web ni à vos mails ou bases privées… sauf si vous les ajoutez vous-même en tant que fichiers.

🚀 7. Vers une IA utile, fiable et maîtrisée

Créer une base de données IA dans ChatGPT, c’est reprendre le contrôle : vous choisissez les sources, les limites, le comportement.
C’est un excellent moyen de rendre l’IA pertinente et fiable dans un contexte professionnel ou pédagogique.

C’est aussi une étape intermédiaire, accessible sans coder, entre les prompts classiques et les intégrations complexes (API, bases vectorielles, etc.).

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📎 Ressources bonus

• Créer un GPT personnalisé – Documentation officielle (OpenAI)

• Exemples d’usage de documents dans ChatGPT

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🧠 Points clés 

Créer une base de données IA dans ChatGPT

1. 📚 Une base IA = un document ou fichier que l’IA peut consulter pour répondre

   • Ex. : manuel, catalogue, FAQ, règles internes…

2. 📂 Formats acceptés :

   • .txt, .pdf, .csv, .docx, Markdown…

3. 🔧 Où intégrer ces fichiers ?

   • Dans un GPT personnalisé (abonnement requis)

   • Option “Ajouter un fichier” dans le processus de création

4. 🎯 À quoi ça sert ?

   • Limiter l’IA à une base précise

   • Répondre uniquement à partir d’un contenu fiable

   • Automatiser un support interne ou un assistant métier

5. 🧠 Exemple :

   • GPT “Formateur RH” avec le référentiel RS5132 en PDF

   • GPT “Support produit” avec le manuel technique intégré

✅ Activité – Créer une mini base IA

Objectif :

Simuler l’intégration d’un contenu spécifique dans un GPT

Étapes :

1. Créez une mini FAQ de 5 questions / réponses sur un sujet que vous maîtrisez

2. Sauvegardez-la au format .txt

3. Imaginez un GPT qui utiliserait ce fichier pour répondre à des utilisateurs

4. Rédigez un prompt type : « Réponds uniquement si tu trouves l’info dans ce document »

Durée estimée : 10 minutes