Automatiser vos processus avec Zapier & Make : guide complet 2025

Pourquoi automatiser ?

Le salarié européen passe encore 27 % de son temps à copier/coller ou transférer des informations d’un outil à l’autre (étude Eurostat 2024). L’automatisation no‑code permet de déléguer ces tâches répétitives à une plate‑forme, libérant du temps pour des missions à forte valeur ajoutée : relation client, analyse marché, création de contenu.

Cas réel : l’agence digitale BrightWave a relié HubSpot, Google Sheets et OpenAI via Zapier ; le temps consacré à la rédaction et relecture de comptes‑rendus a chuté de 45 min à 8 min par réunion, soit ‑85 %.

1. Zapier ou Make ? Tableau comparatif

Make et Zapier sont des outils de « no-code », ce qui signifie que vous pouvez créer des automatisations sans écrire une seule ligne de code. Ces plateformes vous permettent de connecter des applications comme Gmail, Slack, Google Sheets, Trello, et bien d’autres pour automatiser des workflows.

• Make : Plus flexible et puissant, Make permet de créer des automatisations complexes avec plusieurs étapes et conditions. Il offre une interface visuelle intuitive pour construire des scénarios d’automatisation.

• Zapier : Plus simple à utiliser, Zapier se concentre sur l’automatisation des tâches de manière rapide et facile. Il est idéal pour des automatisations simples mais efficaces.

Critère	Zapier	Make (ex‑Integromat)
Logique visuelle	Liste verticale « Zap »(Trigger → Actions)	Canvas graphique avec branches et boucles
Plans de départ	Free : 100 tasks/mois	Free : 1 000 operations/mois
Fonctions avancées	Paths, Filters, AI Actions (2025)	Routers, Iterators, Error Handlers
Connecteurs (2025)	≈ 6 000	≈ 1 600
Apprentissage	Très accessible (15 min)	Plus flexible mais courbe + raide
Tarification API	Par task	Par operation (moins cher sur volume moyen)

Conseil : commencez par Zapier si vous recherchez la simplicité, orientez‑vous vers Make pour les scénarios complexes (boucles, parallélisation, gros volumes).

2. Comment ça Marche ? Exemple Pratique

Dans de nombreux cas, vous trouverez des automatisations déjà configurées. Prenons un exemple simple : Envoyer automatiquement un email de bienvenue à chaque nouvel abonné à votre liste Mailchimp et l’ajouter dans votre Google Sheets. Cet exemple est réalisable avec Make ou Zapier.

2.1. Automatisation avec Make

• Étape 1 : Créer un scénario sur Make

  • Ouvrez Make et cliquez sur « Créer un scénario ».

  • Choisissez Mailchimp comme première application.

  • Sélectionnez le déclencheur « Nouvel abonné ».

• Étape 2 : Ajouter une action

  • Ajoutez une action pour Google Sheets : « Ajouter une ligne ».

  • Connectez votre compte Google Sheets et sélectionnez le fichier et la feuille où vous voulez ajouter les abonnés.

• Étape 3 : Configurer l’email de bienvenue

  • Ajoutez une action « Envoyer un email » via Gmail (ou tout autre service d’email).

  • Personnalisez le contenu de l’email en utilisant les informations de l’abonné de Mailchimp (prénom, email, etc.).

• Étape 4 : Tester l’automatisation

  • Cliquez sur « Exécuter » pour tester votre scénario. Dès qu’un nouvel abonné arrive sur Mailchimp, il sera ajouté à votre Google Sheet et recevra un email de bienvenue.

2.2. Automatisation avec Zapier

• Étape 1 : Créer un « Zap »

  • Ouvrez Zapier et cliquez sur « Make a Zap ».

  • Choisissez Mailchimp comme déclencheur, puis sélectionnez « New Subscriber » (nouvel abonné).

• Étape 2 : Ajouter une action Google Sheets

  • Choisissez Google Sheets comme application d’action et sélectionnez « Create Spreadsheet Row » (créer une ligne dans une feuille de calcul).

  • Connectez votre compte Google Sheets et choisissez la feuille où vous souhaitez enregistrer les abonnés.

• Étape 3 : Configurer l’email de bienvenue

  • Ajoutez une action Gmail ou votre service d’email préféré pour envoyer l’email de bienvenue.

  • Personnalisez l’email avec des données variables comme le prénom de l’abonné.

• Étape 4 : Tester et activer

  • Testez votre Zap pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu. Une fois confirmé, activez-le pour qu’il fonctionne automatiquement.

3. Créer Ses Propres Automatisations

Pour créer vos propres automatisations, suivez ces étapes :

1. Définir votre objectif : Que voulez-vous automatiser ? Par exemple, ajouter un abonné à un CRM ou envoyer un rapport à votre équipe chaque lundi.

2. Choisir les bonnes applications : Assurez-vous que les outils que vous utilisez sont compatibles avec Make ou Zapier. Si ce n’est pas le cas, recherchez des alternatives.

3. Déterminer les déclencheurs et actions : Les déclencheurs sont les événements qui lancent l’automatisation (par exemple, un nouvel abonné). Les actions sont les tâches réalisées automatiquement (comme envoyer un email ou mettre à jour un fichier).

4. Créer votre scénario ou Zap : Suivez les instructions dans Make ou Zapier pour connecter vos applications et définir les actions et les conditions.

5. Tester et ajuster : Une fois l’automatisation en place, effectuez des tests pour vous assurer qu’elle fonctionne correctement. Si nécessaire, ajustez les paramètres.

Principes fondamentaux d’un workflow fiable

Un déclencheur clair (nouveau message Slack, formulaire soumis, fichier ajouté).

Actions atomiques : chaque étape effectue une seule tâche compréhensible.

Tests intermédiaires : utilisez les fonctions Test Trigger / Run Once pour valider.

Logs & alertes : activez les notifications d’erreur (Slack/email) dès le départ.

Versioning : dupliquez un scénario avant modification majeure.

1. 3. Préparation : comptes, clés API, variables d’environnement
2. 1. Créer vos comptes

• Zapier : zapier.com → Sign up (Google ou email).
• Make : make.com → Get started free.

1. 2. Générer une clé OpenAI restreinte
2. Rendez‑vous sur https://platform.openai.com/account/api-keys.
3. Cliquez Create new secret key.
4. Appliquez un rôle « read/write » et limitez le plafond mensuel (ex. 5 $).
5. Copiez et stockez dans un gestionnaire de secrets.
6. 3. Stocker la clé dans la plate‑forme

• Zapier : Settings → Connected Accounts → OpenAI (API key).
• Make : Connections → + → OpenAI → collez la clé.

1. 4. Variables d’environnement facultatives
2. Pour Make, ajoutez un fichier .env si vous externalisez la config (avancé).
3. 4. Tutoriel pas‑à‑pas : Slack → ChatGPT Résumé → Notion
4. 4.1 Contexte & bénéfice métier
5. Les boîtes de réception support ou « contact@ » sont souvent saturées de questions récurrentes : horaires, tarifs, délais de livraison, conditions de garantie… Répondre automatiquement – tout en restant personnalisé et courtois – permet :

• D’économiser 2 à 3 minutes par e‑mail traité.
• D’améliorer la satisfaction client grâce à des réponses quasi instantanées.
• De libérer l’équipe pour les demandes à forte valeur ajoutée.

1. 4.2 Pré‑requis techniques

Élément	Détail	Lien
Gmail	Accès à la boîte + droits API (label « auto‑reply »)	https://mail.google.com
OpenAI	Clé API plafonnée à 5 $	https://platform.openai.com/account/api-keys
Zapier ou Make	Plan Free suffisant	—

1. Astuce : créez un filtre Gmail qui ajoute automatiquement le libellé auto‑reply aux messages correspondant à vos critères (ex. objet contient « infos » ou « tarif »).
2. 4.3 Implémentation Zapier (≈ 15 min)
3. Trigger : Gmail – New Email
   • Label : auto-reply
4. Action : OpenAI – Chat Completion

   Model : gpt-3.5-turbo-0125
   System : "Vous êtes un assistant commercial courtois. Répondez brièvement (≤ 120 mots) et proposez une aide supplémentaire si nécessaire."
   User   : "Rédige une réponse à cet email : {{body_plain}}"
   Temperature : 0.4

5. Action : Gmail – Send Email
   • To : {{from}}
   • Subject : Re: {{subject}}
   • Body : {{choices.0.message.content}}
   • Thread : yes (répond dans la même conversation)
6. Filter optionnel : ne pas répondre si la taille du message > 15 Ko (pièces jointes lourdes).
7. Test & Publish : envoyez‑vous un courriel test pour vérifier.
8. 4.4 Implémentation Make (≈ 20 min)
9. Gmail (Watch Emails, query: label:auto-reply) → OpenAI (Create Chat Completion) → Gmail (Send Reply)

• OpenAI module : même prompt que Zapier ; ajoutez max_tokens = 180 pour couvrir une réponse bilingue.
• Error handler : si l’envoi Gmail échoue (rateLimitExceeded), loggez l’email + réponse dans Google Sheets pour ré‑envoi manuel.

1. 4.5 Validation & mesures

Test	Attendu	Outil
Email court < 500 car.	Réponse en < 5 s	Zapier Task History / Make Log
Email déjà répondu	Aucun nouvel envoi	Filtre « In‑Reply‑To » présent
Coût par réponse	≈ 0,001 $	Dashboard OpenAI Usage

1. 4.6 Améliorations possibles

• Multi‑langue : dans le prompt, détectez la langue source et répondez dans la même.
• Personnalisation avancée : ajoutez un champ prénom ({{first_name}}) en salutation.
• CRM logging : créez une tâche HubSpot si le sujet contient « devis ».

1. 5. Trois variantes express à reproduire
2. Objectif de cette section : vous faire passer rapidement de la théorie à la pratique. Chaque scénario est pensé pour être répliqué en moins de 30 minutes par un débutant et constitue un squelette réutilisable.
3. 5.1 Gmail → Traduction IA → Google Sheets : archive multilingue automatique
4. Pourquoi l’automatiser ? Les équipes support reçoivent des e‑mails en huit langues différentes. L’automatisation crée un historique centralisé en français/anglais pour accélérer la réponse et nourrir la base FAQ.
5. Implémentation Zapier (≈ 10 min)

Étape	Action	Paramètres clés
1	Trigger : Gmail – New Email (label intl)	Champ include_attachments = true
2	Filter : Only continue if payload.headers.Language ≠ fr	—
3	Action : OpenAI – Chat Completion	Model gpt‑3.5-turbo-1106, Prompt dynamique « Traduis‑moi ce mail en français […] », Temp 0.3
4	Action : Formatter – Text → Extract	Sujet, expéditeur, traduction
5	Action : Google Sheets – Create Row	Col. A date, B from, C subject, D fr_translation
6	Action : Slack – Send DM (optionnel)	Notification si mot‐clé « urgent »

1. Implémentation Make (≈ 15 min)

• Watch Emails → Router (lang ≠ FR) → OpenAI → Add Row.
• Ajoutez un Iterator pour répertorier automatiquement les pièces jointes (stockage dans Drive).

1. Coût estimé : ≈ 0,002 $/mail (OpenAI) + 5 ops Make / 6 tasks Zapier. ROI : gain moyen 1 min/mail. Pour 500 mails/mois = 8 h économisées.
2. Extensions : export mensuel en CSV pour Data Studio ; détection sentiment (+ champ sentiment_score).
3. 5.2 Typeform → Segmentation IA → HubSpot : scoring prospects en temps réel
4. Pourquoi l’automatiser ? Qualifier les leads immédiatement après soumission d’un questionnaire permet de réduire le temps de prise de contact et d’augmenter le taux de conversion.
5. Implémentation Zapier (≈ 15 min)

Étape	Action	Paramètres clés
1	Trigger : Typeform – New Entry	Formulaire lead_qualif_2025
2	Formatter : Utilities – Line‑items to Text	Génère un bloc JSON
3	OpenAI – Chat Completion	Prompt : « Retourne un objet JSON {« score »:0‑100, « segment »:…} »
4	Code by Zapier (Python)	Parse le JSON et expose score, segment
5	HubSpot – Find or Create Contact	Email de Typeform
6	HubSpot – Update Contact	Propriétés AI_Score, Segment
7	Paths (optionnel)	score >= 80 → Slack #hot-leads

1. Implémentation Make (≈ 20 min)

• Watch Responses → JSON Parse → OpenAI → Router (score) → Update Contact HubSpot.
• Ajoutez un Error Handler pour stocker les réponses invalides.

1. Coût estimé : 0,004 $/réponse + 8 ops Make. ROI : si 5 % de leads supplémentaires sont traités en < 10 min, CA incrémental mesuré à +12 %/an.
2. Extensions : synchroniser segment dans Mailchimp ; déclencher un Visio Calendly pour score >= 90.
3. 5.3 Stripe → Reçu IA → PDF & Email : reçus enrichis instantanés
4. Pourquoi l’automatiser ? Les reçus natifs Stripe sont textuels et peu personnalisables. Générer un PDF marketing enrichi augmente la perception de valeur et réduit les demandes de duplicata.
5. Implémentation Zapier (≈ 20 min)

Étape	Action	Paramètres clés
1	Trigger : Stripe – Successful Payment	Filtrer amount >= 20
2	Formatter – Numbers	Convertir cents → euros
3	OpenAI – Chat Completion	Prompt : template HTML (nom client, tips produit)
4	PDF.co – HTML to PDF	Orientation A4, Quality 95
5	Gmail – Send Email	Sujet « Votre reçu + guide », PJ PDF
6	Google Drive – Upload File	Dossier Receipts/2025
7	Slack – Send Message	Log interne + URL PDF

1. Implémentation Make (≈ 25 min)

• Watch Events (payment_intent.succeeded) → OpenAI → DocuPilot – Create document → Send Email → Upload File Drive.
• Utilisez une Data Store pour conserver l’ID client ↔ ordre.

1. Coût estimé : 0,005 $/reçu (OpenAI + PDF.co) | 9 tasks Zapier. ROI : 3 min économisées/reçu. Pour 1 000 paiements/mois = ~50 h/mois gagnées.
2. Extensions : envoyer le PDF au logiciel comptable ; déclencher un e‑mail NPS 30 jours après.
3. 6. Sécurité & conformité RGPD

Risque	Mesure de mitigation
Fuite de clé API	Stockage chiffré + rotation tous les 90 jours
Données personnelles dans le prompt	Masquage ou pseudonymisation avant envoi
DPA non signé	Demander l’avenant « Data Processing Addendum » à Zapier/Make
Logs sensibles conservés	Activer Data Redaction ou purger logs 30 jours

1. Astuce : créez un playbook incident pour révoquer rapidement une clé compromise.
2. 7. Optimiser les coûts OpenAI & plate‑formes

• Choisissez le bon modèle : GPT‑3.5 Turbo coûte ~20× moins que GPT‑4o mais peut suffire.
• Batcher les appels : utilisez un seul appel avec plusieurs messages (fonction Thread).
• Réduisez la fenêtre contextuelle : supprimez les métadonnées inutiles.
• Plan Make « Core » : souvent 50 % moins cher qu’un plan Zapier équivalent pour gros volumes.
• Surveillez le tableau de bord usage OpenAI (alertes budget).

1. 8. Erreurs courantes et bonnes pratiques

Erreur fréquente	Solution recommandée
Boucle infinie (message Slack déclencheur)	Ajoutez un filtre bot_id is null pour ignorer vos propres posts
Temps d’attente > 10 s sur GPT‑4o	Abaissez la température et limitez les tokens à 256
Données non mappées Notion	Testez avec un exemple réel et mappez chaque champ obligato…